Becker Mining Systems unterhält neben der Konzernzentrale im saarländischen Friedrichsthal noch diverse Filialen und ist Technologieführer in seinen Märkten. Alle Niederlassungen benötigten einen eigenen Server, ein zentraler Betrieb eines einzigen Mailservers war technisch nicht möglich. Das erschwerte die Verteilung von E-Mails enorm. „Arbeitete ein Mitarbeiter an einem anderen Standort, hatte er von den dortigen PCs aus keinen Zugriff auf seinen aktuellen Kalender“, so Jörg Steffensky.
Nach erfolgreicher Expansion beschäftigt das Unternehmen heute 1400 Mitarbeiter weltweit. Der Zugriff auf Unternehmensdaten mithilfe von PDAs und Smartphones war somit eine der Anforderungen an eine neue Groupware-Lösung.

Becker Mining Systems beauftragte den Microsoft-Partner PRIM Management Consult GmbH, die Kommunikationsprozesse zu analysieren. „Wir haben in Workshops den Mehrwert der Microsoft-Technologien und von Exchange Server 2010 vorgestellt und herausgearbeitet“, erzählt Max Droege, Geschäftsführer und Senior Consultant bei PRIM.

Um den wachsenden Kommunikationsanforderungen kurz- und mittelfristig nachzukommen, entschied sich Becker Mining Systems für die Microsoft-Strategie und mit Microsoft Exchange Server 2010 für den ersten Baustein.

„PRIM hat ein schlüssiges Konzept für den Umstieg und die künftige Architektur vorgelegt“, sagt Jörg Steffensky. „Darin haben wir uns wiedergefunden.“ „Obwohl zum Projektstart Exchange Server 2010 noch nicht offiziell freigegeben war, haben wir ihn empfohlen“, erläutert Droege, „um die von Becker Mining Systems gestellten Anforderungen an Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit realisieren zu können.“

Im Fokus standen zudem die Anbindung mobiler Geräte und die Kompatibilität mit dem Browser Firefox. Das IT-Team verlangte nach einer zentralen und einheitlichen Administration für Benutzerkonten und E-Mail-Postfächer. „Exchange Server 2010 konnte sämtliche Anforderungen erfüllen.

Das Unternehmen entschied sich für eine zukunftssichere Lösung, die dem Stand der Technik entspricht“, fasst Droege den Entscheidungsprozess zusammen. Als Installationsbasis und als künftige Standardplattform wurde Microsoft Windows Server 2008 R2 Enterprise Edition eingesetzt. Auf Clientseite sind Microsoft Outlook 2003 und 2007 im Einsatz, die im Zuge der Standardisierung durch Outlook 2010 abgelöst werden.
Ende 2009 sollte eine Testgruppe bereits das System verwenden können. Auch die Nutzerdaten mussten bis dahin übernommen und die Clients neu konfiguriert werden. „Wir konnten diesen Termin einhalten, obwohl unser IT-Team keine Erfahrungen mit Exchange Server 2010 hatte“, erklärt Jörg Steffensky. „Seit März 2010 ist die neue Messaging- und Collaboration-Lösung nun für alle Anwender im Einsatz.“

„Bei der Einführung eines solchen Technologiewechsels ist es wichtig, die Anwender mit der neuen Software und ihren Möglichkeiten vertraut zu machen“, erläutert Holger Kienel, Geschäftsführer bei PRIM, der zugleich Becker Mining Systems im Rahmen eines Software-Asset-Management-Projekts beraten hat. „Nur die tatsächliche Nutzung der neuen Funktionen bringt mittelfristig konzernweit die gewünschte Effizienz.“

Die IT-Mitarbeiter staunten über die schnelle Lösbarkeit der Probleme durch die neue Lösung.
Beispiel Smartphones: Das Unternehmen hat Modelle von HTC mit Windows Mobile und Apple iPhones im Einsatz. „Exchange Server 2010 erleichtert es unseren Mitarbeitern erheblich, mit ihren mobilen Geräten in Echtzeit und weltweit Zugriff auf E-Mails, Termine und Kontaktdaten zu haben“, sagt Jörg Steffensky. „Für die Administration entsteht kaum Mehraufwand. Die Einrichtung der Geräte ist unkompliziert und kann durch die Anwender selber erfolgen. Trotzdem ist der Zugriff sicher, und unsere Richtlinien werden eingehalten.“

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